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Kit de reprise de marché (Annexe 7)

Toutes les étapes, courriers et pièces à réunir pour reprendre ou transférer du personnel sans contentieux.

# Guide pratique : Kit de reprise de marché (Annexe 7)

Ce guide a pour objectif de fournir un cadre structuré et des conseils pratiques aux entreprises du secteur de la propreté et du multiservices en France lors d'une reprise de marché impliquant le transfert de personnel, conformément à l'Annexe 7 de la Convention Collective Nationale des Entreprises de Propreté et Services Associés. L'objectif est d'assurer une transition fluide, minimiser les risques de contentieux et garantir le respect des droits des salariés.

Sommaire

  • Introduction : Comprendre l'Annexe 7
  • Étape 1 : Notification de Perte/Gain de Marché et Préparation
  • Étape 2 : Recueil des Informations Salariés et Offre de Transfert
  • Étape 3 : Gestion des Refus et des Cas Particuliers
  • Étape 4 : Formalisation du Transfert et Intégration
  • Étape 5 : Gestion Post-Transfert et Suivi
  • Exemples de Courriers Types
  • Checklist Finale de Reprise de Marché

Introduction : Comprendre l'Annexe 7

L'Annexe 7 de la CCN des Entreprises de Propreté et Services Associés est un dispositif conventionnel majeur visant à sécuriser l'emploi des salariés en cas de changement de prestataire sur un marché. Elle instaure une obligation de transfert du personnel affecté au marché perdu vers l'entreprise entrante, sous certaines conditions. L'objectif est d'éviter les licenciements économiques dus au seul changement de prestataire.

Principes clés de l'Annexe 7 :

  • Continuité du contrat de travail : Les salariés transférés conservent leur ancienneté, leur classification, leur rémunération et leurs avantages (mutuelle, prévoyance, etc.), sauf quelques exceptions encadrées.
  • Conditions d'application : Le marché doit répondre à certains critères (ex: nature des prestations, nombre d'heures minimum, etc.).
  • Obligation pour l'entreprise entrante : Proposer un contrat de travail identique à celui détenu chez l'entreprise sortante.
  • Droit de refus pour le salarié : Le salarié peut refuser le transfert, entraînant alors une rupture du contrat de travail avec l'entreprise sortante (souvent assimilée à un licenciement économique pour la jurisprudence, bien que la CCN ne le qualifie pas ainsi directement).

Étape 1 : Notification de Perte/Gain de Marché et Préparation

Cette première phase est cruciale pour anticiper et coordonner les actions des entreprises sortante et entrante.

Pour l'entreprise sortante (perdant le marché) :

  1. Dès connaissance de la perte : Informer par écrit l'entreprise entrante et les salariés concernés.
  2. Notification à l'entreprise entrante : Envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) pour notifier le changement de prestataire et l'imminence d'un transfert de personnel selon l'Annexe 7.
  3. Information et consultation des IRP (si existantes) : Présenter le projet de transfert au CSE (Comité Social et Économique) pour information-consultation sur les conséquences sociales du changement de prestataire.
  4. Collecte des données : Préparer la liste des salariés potentiellement transférables et leurs dossiers administratifs.

Pour l'entreprise entrante (gagnant le marché) :

  1. Dès connaissance du gain : Accuser réception de la notification de l'entreprise sortante.
  2. Désignation d'un référent : Mettre en place une personne ou une équipe dédiée à la gestion du transfert.
  3. Prise de connaissance : Étudier attentivement le cahier des charges du marché et les modalités du transfert selon l'Annexe 7.

Étape 2 : Recueil des Informations Salariés et Offre de Transfert

Cette étape est le cœur du processus de transfert, où les informations essentielles sont échangées et les offres formalisées.

Pour l'entreprise sortante :

  1. Constitution des dossiers : Pour chaque salarié concerné, rassembler les documents suivants :
  2. * Contrat de travail initial et avenants
  3. * Dernières fiches de paie (les 12 ou 24 dernières)
  4. * Certificat de travail et attestation Pôle Emploi (en cas de refus de transfert)
  5. * Soldes de tout compte (en cas de refus de transfert)
  6. * Historique des absences (maladie, congés payés, etc.)
  7. * Coordonnées complètes du salarié
  8. * Avis d'aptitude de la médecine du travail
  9. * Justificatifs de formations suivies
  10. * Historique des sanctions disciplinaires (si applicable)
  11. * Justificatifs des avantages sociaux (mutuelle, prévoyance, retraite complémentaire)
  12. Transmission des dossiers : Envoyer l'ensemble des informations et documents (souvent sous forme de tableaux récapitulatifs) à l'entreprise entrante dans les délais conventionnels (généralement 8 jours ouvrables avant la date de transfert).

Pour l'entreprise entrante :

  1. Analyse des dossiers : Examiner minutieusement les informations reçues pour chaque salarié. Vérifier la conformité des éléments.
  2. Préparation des contrats de travail : Établir une proposition de contrat de travail reprenant l'ancienneté, la qualification, la rémunération (salaire de base, primes conventionnelles liées au poste, etc.), le temps de travail et les autres éléments substantiels du contrat initial. Il est crucial de respecter l'équivalence.
  3. Présentation des offres : Convoquer individuellement les salariés pour leur présenter l'entreprise, le nouveau contrat de travail et répondre à leurs questions. Cela peut se faire par courrier recommandé ou remise en main propre contre décharge. Prévoir un délai de réflexion suffisant (ex: 7 jours).
  4. Signature : Recueillir la signature des salariés acceptant le transfert.

Tableau 1 : Récapitulatif des informations clés à transmettre (extrait)

| Information | Détail | Entreprise Sortante | Entreprise Entrante | | :-------------------------- | :---------------------------------------------------- | :------------------ | :------------------ | | Identité Salarié | Nom, Prénom, Date de naissance, Adresse, Contact | Oui | Oui | | Contrat de travail | Date d'entrée, Qualification, Coefficient, Salaire de base | Oui | Oui | | Temps de travail | Nombre d'heures hebdomadaires/mensuelles, Répartition | Oui | Oui | | Ancienneté | Date d'entrée effective | Oui | Oui | | Solde CP/RTT | Congés Payés, RTT acquis et non pris | Oui | Transfert financier | | Avantages sociaux | Mutuelle, Prévoyance (références contrats) | Oui | Oui | | Historique médical | Dernière visite médicale (aptitude) | Oui | Oui | | Formations spécifiques | CACES, Habilitations électriques, etc. | Oui | Oui | | Heures de délégation | Reliquat pour Représentants du Personnel | Oui | Oui | | Coût horaire moyen | Salaire brut + charges (indicatif) | Oui | Oui |

Étape 3 : Gestion des Refus et des Cas Particuliers

Les refus de transfert et les situations spécifiques nécessitent une gestion rigoureuse.

En cas de refus de transfert par un salarié :

  • Formalisation : Le refus doit être notifié par écrit (LRAR) par le salarié à l'entreprise entrante (avec copie à l'entreprise sortante).
  • Conséquences pour l'entreprise sortante : Le contrat de travail est rompu à la date du transfert. L'entreprise sortante doit établir un solde de tout compte (salaire, CP non pris, préavis non effectué mais payé) et les documents de fin de contrat (certificat de travail, attestation Pôle Emploi). Elle devra également indemniser le salarié (indemnité conventionnelle de licenciement si ancienneté suffisante).
  • Exemple Chiffré : Un salarié avec 5 ans d'ancienneté et un salaire brut de 1 600 € mensuels. L'indemnité légale de licenciement serait (1/4 1 600 € 5 ans) = 2 000 €. L'Annexe 7 peut prévoir des dispositions spécifiques ou une indemnité conventionnelle plus favorable. Il faut également prévoir le paiement des congés payés non pris (ex: 20 jours à 60€/jour = 1 200€) et le préavis non effectué (1 mois à 1 600€).
  • Conséquences pour l'entreprise entrante : Elle n'a pas à embaucher ce salarié. Elle devra réorganiser son personnel ou recruter pour compenser le poste vacant.

Cas particuliers :

  • Salariés en arrêt maladie/maternité : Le transfert s'opère normalement. L'entreprise entrante reprend le contrat en l'état.
  • Salariés protégés (IRP) : Le transfert des représentants du personnel est soumis à l'autorisation de l'inspecteur du travail. Le salarié protégé doit consentir au transfert. Sans autorisation ou accord, le transfert ne peut avoir lieu, et le contrat avec l'entreprise sortante se poursuit.
  • Suspension du contrat : Si le contrat est suspendu (congé parental, sabbatique, etc.), le transfert s'opère quand même, et le salarié retrouvera son poste dans la nouvelle entreprise à la fin de sa suspension.

Étape 4 : Formalisation du Transfert et Intégration

Le jour J du transfert, toutes les opérations administratives doivent être finalisées.

Pour l'entreprise sortante :

  1. Clôture des dossiers : Calcul et versement des soldes de tout compte pour les salariés refusant le transfert.
  2. Information URSSAF/Prévoyance/Mutuelle : Déclarer la sortie des salariés et informer les organismes.
  3. Remise des éléments matériels : Récupérer les clés, badges, tenues, etc. auprès des salariés transférés.

Pour l'entreprise entrante :

  1. Désinfection et déclaration : Effectuer les déclarations d'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF. Affilier les salariés à la mutuelle et prévoyance d'entreprise.
  2. Accueil et intégration : Organiser une réunion d'accueil, présenter la nouvelle équipe de direction, le site, les procédures, le règlement intérieur. Remettre les tenues, badges, matériel de travail.
  3. Formation : Si nécessaire, prévoir des formations aux nouvelles méthodes, équipements ou procédures spécifiques au nouveau marché.
  4. Information IRP : Informer le CSE des nouvelles embauches issues du transfert.

Tableau 2 : Calendrier indicatif des actions

| Étape | Délai (avant transfert) | Entreprise Sortante | Entreprise Entrante | | :------------------------ | :---------------------- | :------------------ | :------------------ | | Notification de perte | J-30 à J-45 | X | X | | Information CSE | J-25 à J-30 | X | | | Transmission dossiers | J-20 à J-15 | X | X | | Réception/Analyse infos| J-15 à J-10 | | X | | Convocation entretien | J-10 à J-7 | | X | | Signature contrats | J-5 à J-2 | | X | | Refus de transfert | J-3 à J-1 | X (notification) | X (réception) | | DATE DU TRANSFERT | J0 | X (fin contrat) | X (début contrat) | | DPAE/Affiliations | J0 | | X |

Étape 5 : Gestion Post-Transfert et Suivi

Le suivi post-transfert est essentiel pour une intégration réussie et la prévention des litiges.

  1. Premières paies : S'assurer de l'exactitude des premières fiches de paie, notamment l'ancienneté, le salaire et les congés. Toute erreur peut être source de contentieux.
  2. Gestion des congés : Reprendre le compteur de congés payés tel qu'indiqué par l'entreprise sortante. Le paiement des CP acquis et non pris est une obligation de l'entreprise sortante, sauf accord spécifique sur le transfert de l'indemnité compensatrice.
  3. Communication continue : Maintenir le dialogue avec les salariés transférés pour répondre à leurs questions et appréhensions.
  4. Période d'adaptation : Accorder une période d'adaptation aux salariés pour s'habituer aux nouvelles méthodes et à l'environnement.
  5. Audit social : Quelques semaines après le transfert, effectuer un audit social pour identifier d'éventuelles difficultés ou non-conformités (écart de rémunération non justifié, problème de planning, etc.).
  6. Gestion des litiges : En cas de litige, privilégier la médiation et la conciliation avant d'envisager des procédures contentieuses.

Exemple de coût d'un contentieux : Un litige prud'homal pour non-respect de l'Annexe 7 peut coûter à l'entreprise entrante (ou sortante) des dizaines de milliers d'euros en dommages et intérêts (ex: 6 mois de salaire pour licenciement sans cause réelle et sérieuse), frais d'avocat (indicatif 3 000 à 10 000 €), et risque réputationnel. Il est donc impératif de bien gérer cette phase.

Exemples de Courriers Types

Voici des extraits ou descriptions de courriers essentiels. Il est toujours recommandé de faire valider les courriers finaux par un expert juridique.

  1. Lettre de l'entreprise sortante à l'entreprise entrante (notification de perte et transfert) :
  2. * Objet : Transfert de marché et de personnel – Annexe 7 CCN Propreté
  3. * Contenu : Notification de la perte du marché [Nom du client] à compter du [Date], obligation de transfert de personnel selon Annexe 7. Demande des informations pour l'établissement des contrats. Demande de prise de contact pour l'organisation pratique.
  1. Lettre de l'entreprise entrante au salarié (proposition de contrat de travail) :
  2. * Objet : Proposition de contrat de travail suite au transfert de marché – Annexe 7
  3. * Contenu : Présentation de l'entreprise. Rappel du transfert de marché. Proposition d'un CDI reprenant l'ancienneté, la qualification, le coefficient, le salaire horaire et le temps de travail. Rappel des avantages sociaux. Délai de réflexion et modalités de réponse. Informations sur les conséquences du refus.
  1. Lettre du salarié à l'entreprise entrante (refus de transfert) :
  2. * Objet : Refus de transfert de mon contrat de travail
  3. * Contenu : Notification formelle du refus de l'offre de transfert. Demande à l'entreprise sortante de prendre acte de la rupture du contrat et de fournir les documents de fin de contrat et les indemnités.

Checklist Finale de Reprise de Marché

Avant la date du transfert, assurez-vous d'avoir coché toutes ces cases :

  • [ ] Pour l'entreprise sortante :
  • * [ ] Notification écrite envoyée à l'entreprise entrante.
  • * [ ] Information et consultation du CSE effectuée.
  • * [ ] Dossiers complets de chaque salarié concerné transmis à l'entreprise entrante.
  • * [ ] Préavis et délais conventionnels respectés.
  • * [ ] Calculs des soldes de tout compte pour les refus effectués.
  • * [ ] Documents de fin de contrat (pour refus) préparés.
  • * [ ] Récupération des biens de l'entreprise effectuée.
  • [ ] Pour l'entreprise entrante :
  • * [ ] Accusé de réception de la notification de perte envoyé.
  • * [ ] Référent désigné pour le transfert.
  • * [ ] Dossiers salariés réceptionnés et analysés.
  • * [ ] Projets de contrats de travail préparés conformément à l'Annexe 7.
  • * [ ] Entretiens individuels de présentation/proposition effectués.
  • * [ ] Contrats signés par les salariés acceptant le transfert.
  • * [ ] DPAE effectuées pour tous les salariés transférés.
  • * [ ] Affiliations mutuelle/prévoyance effectuées.
  • * [ ] Plan d'intégration et d'accueil des salariés transférés établi.
  • * [ ] Matériel de travail (tenues, badges, EPI) prêt et distribué.
  • [ ] Général :
  • * [ ] Communication claire et transparente avec les salariés tout au long du processus.
  • * [ ] Respect strict des délais et procédures de l'Annexe 7.
  • * [ ] Consultation juridique si des cas complexes ou litigieux se présentent.
  • * [ ] Préparation à la première paie (s'assurer de la bonne reprise de l'ancienneté, du salaire, des congés).
  • * [ ] Plan de contingence en cas de refus imprévus ou de difficultés.

Ce guide n'est pas exhaustif et ne remplace pas une consultation juridique spécialisée. Les particularités de chaque situation peuvent exiger des adaptations.